El tiempo es el recurso más importante: Quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada

El “gurú” del management Peter Drucker utilizaba a menudo la frase que da título a este artículo cuando se dirigía a sus alumnos, con la intención de hacerles entender que el grado de éxito profesional que conseguirían en el futuro dependería, en gran medida, de cómo gestionaran su tiempo. El tiempo, de hecho, no sólo dictaminaría el éxito en sus carreras, sino también en su propio bienestar personal. “No tengo tiempo”… cuántas veces lo escuchamos, y lo decimos, ¿verdad? Sólo tenemos una vida y nos da pánico desaprovecharla. Vivimos con la sensación de que podríamos aprovecharla mejor. Y nos sentimos culpables si el tiempo no es productivo o rentable. Entonces, ¿por qué no hacemos nada al respecto? Del tiempo se ha hablado, y mucho. Al tiempo se lo ha descrito muchas veces, y casi siempre con los mismos adjetivos: inexorable, insustituible, equitativo. Aunque para que todos es el mismo, y para todos pasa de la misma manera, el tiempo es de cada uno. Nos pertenece. Quiero decir: cada día “nos regalan” 1.440 minutos, y nosotros decidimos qué hacemos con ese regalo: si lo tiramos, si dejamos que nos lo roben, o si lo aprovechamos. Es decir: si nos dedicamos y focalizamos en aquello que creemos realmente importante. Lo que está claro es que tiempo sólo se puede gastar. Es imposible ahorrarlo. Hay que determinar, pues, qué es importante en nuestra vida. Teniendo claros nuestros objetivos (personales, profesionales) sabremos cómo queremos administrar el tiempo, y cómo colocar las cosas importantes en el día a día. La administración del tiempo (exactamente como la administración del dinero o de cualquier otro recurso) también se debe hacer de un modo eficaz y eficiente, y empieza en uno mismo. En mis seminarios sobre Gestión del Tiempo, siempre pregunto a los asistentes: vosotros, ¿conseguís o trabajáis? Planteo esta cuestión para entender que lo realmente importante es lo que conseguimos, y no cuánto trabajamos. Por tanto, la gestión del tiempo debe estar encaminada a lograr los objetivos que nos hayamos marcado. A eso se le llama ser eficaces. Por el contrario, cuando hablamos de “perder el tiempo”, entendemos que hemos utilizado nuestros minutos para hacer algo menos importante de lo que en realidad podríamos (o deberíamos) haber hecho. La importancia, por tanto, viene determinada por los objetivos. Y la pregunta que nos debemos hacer siempre es: ¿cuál es la mejor manera de utilizar este minuto? Hablemos de objetivos. En la vida, pero sobre todo en la empresa, parece que absolutamente todo es importante, todo es urgente, todo debe estar listo “para ayer”. Hay que romper esta dinámica, e insisto, todo depende de nosotros mismos, ya que nadie nos establecerá prioridades, deberemos hacerlo nosotros. Y es tan fácil como organizar las tareas en un “análisis ABCD”, donde A son las tareas muy urgentes e importantes, B, las importantes que no son urgentes i en consecuencia se pueden planificar en el tiempo, C… las urgentes pero no importantes que deberíamos delegar, y finalmente las D, que no son ni urgentes ni importantes y que tal vez deberíamos eliminar. Pero recordemos, siempre, que la importancia viene determinada por los objetivos que deseamos alcanzar. Las matemáticas también nos pueden ayudar a utilizar un criterio potente de priorización. El economista y sociólogo Wilfredo Pareto descubrió a finales del siglo XIX el concepto “pocos de mucho” y “muchos de poco” que aplicado a la gestión diaria nos descubre que siempre hay un 20% de cosas que generan el 80% del resultado o valor, por lo que hemos de saber identificar los mimbres que generan el valor y utilizarlos como criterio de priorización lo que nos permitirá conseguir los objetivos con menor inversión de tiempo y esfuerzo. ABCD, la regla de Pareto, las listas, por proyectos, etc. etc., sea cuál sea el sistema, es evidente que cualquier sistema de planificación es mejor que no tener ninguno. Una vez decididos a planificar, toca evitar algunas trampas. Las prisas, no encontrar un hueco para ordenar y continuar planificando, no pararse unos momentos a pensar o eliminar de nuestro día a día actividades gratificantes son algunos errores muy comunes. También son habituales hábitos que conviene eliminar: no saber decir que no, dejar las cosas “para después”, hacer muchas cosas a la vez, cambiar constantemente nuestro objetivo inmediato, improvisar, no ser puntuales, pensar sólo en el corto plazo,… Ante esto, la priorización es la clave. Pero, ¿cuál es el criterio para priorizar? ¿Hacer en primer lugar lo más fácil? ¿O lo más corto? ¿O lo más cómodo? Muchos dirán que, en primer lugar, hay que hacer lo más urgente. Y aquí cometen, de nuevo, un error: el único criterio para priorizar es hacer aquello que sea más importante y urgente. Como decía Stephen Covey, en su muy recomendable Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, “Lo primero es lo primero”. Además de las trampas, sí, nos encontramos también día tras día con los “ladrones del tiempo”: las interrupciones, las llamadas de teléfono, las reuniones ineficaces y que se alargan más de lo previsto, los viajes y las esperas… Y el correo electrónico. Sí, el e-mail se ha convertido en un gran ladrón de nuestro tiempo. Hay que gestionar los mails para reducir la cantidad (enviar menos, recibir menos), mejorar su calidad y archivarlos adecuadamente para poderlos localizar fácil y rápidamente. En cuanto a la gestión del correo, conviene empezar a aplicar pequeños hábitos prácticos, como responder diariamente todos los mails (no dejar que la bandeja acumule correos antiguos), reservar periodos de 30 minutos durante la jornada para contestar y eliminar toda la información inútil que llega a nuestro buzón de entrada. Hagamos lo que hagamos, no obstante, siempre nos podemos encontrar con las leyes de Murphy, ¿verdad? Por ejemplo: “nada es tan fácil como parece al principio”, “todo conlleva más tiempo del que preveíamos” o “si algo puede ir mal, irá mal”. ¿No creéis que, tal vez, sean excusas? Si os fijáis, es muy habitual que siempre encontremos un minuto para hacer una tarea corta… pero, en cambio, nunca encontramos tiempo para hacer una tarea larga. Insisto: todo depende de uno mismo. Saber discriminar entre lo urgente y lo importante, planificar (y pararse a volver a planificar cuando sea necesario), gestionar los ladrones de tiempo, y cambiar nuestros hábitos del día a día. En la vida, y en la empresa, todo depende de uno mismo. Hoy, como ayer y como mañana, nos han vuelto a regalar 1.440 minutos. Sólo nosotros podemos decidir qué hacer con ellos.